Excelのリスト整理は、空白・全角半角・重複の順で
Excelの1列をコピーしたリストで、同じ商品コードが別の値として残ることがあります。まず空白を整え、次に文字幅をそろえ、最後に重複を削除すると、何を同じ値とみなしたかを確認しながら進められます。元の列は残し、別の列へ結果を戻してください。
3行が2行になるまでを確認する
次は架空の商品コードです。1行目の前後には半角空白、2行目には全角の英字と数字があります。
A001 Ａ００１ B002
- 改行・空白整理へ貼り付け、「行頭・行末の空白を削除」を有効にします。行を区切ったまま扱うため、改行を削除する設定は使いません。
- 結果を全角・半角変換へコピーし、半角へ変換します。この例では英字と数字を変換対象にします。記号やカタカナを変える必要はありません。
- 重複行削除へコピーします。大文字小文字は区別し、最初の行を残し、元の順序を保ちます。
空白整理後は1行目が A001、文字幅をそろえると1・2行目が同じになります。最終結果は次の2行です。
A001 B002
重複を先に消すと、見た目の似た値が残る
全角の Ａ００１ と半角の A001 は異なる文字列です。重複行削除の「前後の空白を無視」は文字幅までそろえません。また、この設定は比較用の空白を無視するもので、残した行そのものの空白を必ず削る設定ではありません。
名簿や表全体には、そのまま使わない
この手順は1行1項目のコードやリスト向けです。同姓同名の人を同一人物と判断したり、複数列を持つ表の行を対応づけたりはしません。列を1本だけ短くすると隣の列との対応がずれます。氏名の全角・半角や記号が業務上の意味を持つ場合は、変換対象から外してください。
Excelへ戻す前に、3行から2行へ変わったこと、残した値と順番、先頭ゼロを確認します。貼り付け先が数値扱いだと先頭ゼロを失うことがあるため、文字列として扱う列で少量から確認してください。自動保存に対応したツールでは下書きが端末に残るので、共有PCでは保存した下書きも削除します。
入力フォームの全角・半角指定を確認する
コードは半角英数字、氏名のフリガナは全角カタカナなど、入力先で必要な文字種は異なります。全角・半角変換では対象の文字種だけを選んでください。英字を全角にしても、読み仮名への翻訳にはなりません。
日本語のメモを整えたら、文字数カウンターと文字種の内訳で文章の長さや漢字・ひらがな・カタカナの数を確認できます。文字数が一致していても、同じ内容とは限りません。実際の文章も見比べてください。